บัญชีรายรับรายจ่าย มีหลักการทำอย่างไรบ้าง

บัญชีรายรับรายจ่าย มีหลักการทำอย่างไรบ้าง

การทำ บัญชีรายรับรายจ่าย ถือเป็นหัวใจหลักสำคัญของทุกๆ กิจการ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ตาม เพราะเป็นตัวช่วยในเรื่องการคำนวณกำไร ขาดทุน หรือต้องมีการปรับปรุงในด้านอื่นๆ หรือไม่ เพื่อให้รู้ว่ากิจการดำเนินไปในทิศทางใด และนี่เป็นเหตุผลหนึ่งที่กิจการควรมีการทำรายรับรายจ่ายเบื้องต้น 

ถ้าเจ้าของมีความรู้ด้าน บัญชีรายรับรายจ่าย ก็จะง่ายต่อการทำบัญชี แต่ถ้าไม่มีความรู้ทางด้านนี้เลย อาจทำเป็นข้อมูล บัญชีรายรับรายจ่าย แบบคร่าวๆ แล้วค่อยว่าจ้างนักบัญชีมืออาชีพช่วยจัดการดูข้อมูลแบบละเอียดอีกทีก็สามารถทำได้ (ศึกษาเพิ่มเติมเรื่องการทำบัญชีได้ที่ “การทำบัญชี จำเป็นต้องจ้างสำนักงานบัญชีหรือไม่”) แล้วข้อมูลมีความเกี่ยวข้องกับอะไรบ้างลองมาติดตามดูได้ดังนี้ 

ทำไมต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย

การเปิดกิจการเป็นของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจในรูปแบบไหนก็ตาม เช่น เปิดร้านขายของทั่วไปแบบมีหน้าร้านทั่วไป หรือแบบออนไลน์ หรือจะเป็นธุรกิจเล็กๆ ในครัวเรือน ก็ถือเป็นอีกประเภทธุรกิจที่จำเป็นต้องมีการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย เพื่อให้มีความถูกต้องและแม่นยำระหว่างรายได้และค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในธุรกิจของตนเอง แต่อย่าลืมว่าการทำธุรกิจทุกประเภทเจ้าของกิจการต้องหวังผลกำไรเป็นส่วนใหญ่ และไม่ใช่ผลกำไรที่มาจากการคิดด้วยตนเองคร่าวๆ หรือมาจากการคาดคะเน แต่ต้องเป็นตัวเลขที่มีเหตุผลเกิดจากการซื้อ-ขายจริงๆ

เมื่อกิจการเห็นตัวเลขทางบัญชีที่เกิดขึ้น จะทำให้มองเห็นภาพธุรกิจและวางแผนธุรกิจได้ง่ายกว่าเดิม เช่น ค่าใช้จ่ายตรงไหนควรลดลงเพื่อประหยัดต้นทุน หรือค่าใช้จ่ายส่วนไหนควรเพิ่มเพื่อสร้างผลกำไรให้มากยิ่งขึ้น และที่สำคัญคือ ระบบการทำบัญชีรายรับรายจ่าย จะช่วยในตอนสุดท้ายที่ต้องยื่นภาษีเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดจนนำไปสู่การเรียกเก็บภาษีย้อนหลังจากกรมสรรพากร

เปิดข้อมูลการทำ บัญชีรายรับรายจ่าย อย่างง่าย

ในการทำ บัญชีรายรับรายจ่าย นั้นไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอะไร เหมือนกับการทำบัญชีส่วนตัวแบบง่ายๆ เน้นเข้าใจง่าย เพียงแค่ปรับลักษณะการทำบัญชีให้เข้ากับลักษณะธุรกิจของตนเองเท่านั้น อาจจะเพิ่มแบบฟอร์มทางบัญชีเข้าไปให้ถูกต้องตามที่กรมสรรพากรกำหนด โดยมีข้อมูลการทำดังนี้

1.จัดทำเอกสารให้ถูกต้องครบถ้วนจัดเก็บง่าย หน้าตาของบัญชีรายรับรายจ่าย สามารถทำได้ง่ายๆ ซึ่งในปัจจุบันมีสมุดแบบฟอร์มการทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำเร็จรูป สามารถกรอกรายละเอียดลงไปได้เลย แต่ถ้าหากอยากทำด้วยตนเองก่อนคร่าวๆ แล้วค่อยไปลงในสมุดบัญชีจริงอีกทีก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยกรอกรายละเอียดตามช่องดังนี้ 

– ช่องวันเดือนปี สำหรับการระบุวันที่ในการทำรายรับรายจ่ายนั้นๆ 

– ช่องรายการ ให้ลงรายละเอียดว่าดำเนินการรับ-จ่ายในเรื่องใดไปบ้างในแต่ละวัน 

– ช่องรายรับ ใช้สำหรับบันทึกตัวเลขจากจำนวนเงินที่รับมาในแต่ละวัน

– ช่องรายจ่าย สำหรับบันทึกตัวเลขจากการจ่ายเงินออกไปในแต่ละวัน ซึ่งต้องแยกออกเป็น 2 ช่อง คือ ช่องค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า เช่น ซื้อวัตถุดิบ หรือซื้อสินค้าที่จะนำมาขาย และช่องค่าใช้จ่ายอื่นๆ นอกเหนือจากสินค้าที่ซื้อมาขาย เช่น ค่าขนส่ง ค่าจ้าง ค่าน้ำมันรถ เป็นต้น 

– ช่องยอดรวม เป็นยอดรวมที่จะสรุปรายเดือนว่ายอดขายจริงที่ได้นั้นจะเป็นกำไรหรือขาดทุน 

2.ให้ทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นประจำทุกเดือน เมื่อเข้าใจแล้วว่าการทำบัญชีรายรับ

รายจ่ายมีหน้าตาแบบไหน หลังจากนั้นให้ใส่รายละเอียดต่างๆ ลงไปทุกเดือนตามช่องที่กล่าวไว้ด้านบน 

ที่สำคัญรายรับและรายจ่ายที่เกิดขึ้นควรมีบิล ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี แยกให้ชัดเจนเป็นรายเดือน เพื่อเป็นการยืนยันถึงที่มาที่ไปของจำนวนเงินว่าได้รับและจ่ายออกไปจริงๆ 

ส่วนในกรณีที่เจ้าของธุรกิจเป็นบุคคลธรรมดา อาจให้มีการเขียนชื่อร้าน / ชื่อบุคคล แล้วมีการเซ็นกำกับจากผู้ขายเอาไว้ เพื่อใช้เป็นเอกสารรายรับรายจ่ายที่นำไปใช้ยื่นภาษีครึ่งปี (ภ.ง.ด.90) และภาษีเต็มปี (ภ.ง.ด.94) ได้อีกด้วย

3.มีการวางแผนการทำบัญชีรายรับรายจ่ายไว้ในอนาคตเพื่อขยายสาขา เมื่อรู้ถึงสภาพคล่องทาง

การเงินของธุรกิจจากรายรับรายจ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว จะช่วยให้เกิดการวางแผนงานในอนาคตให้สอดคล้องอย่างลงตัว เช่น มีต้นทุนค่าใช้จ่ายบางเรื่องเยอะเกินไป ก็วางแผนที่จะลดส่วนดังกล่าวลงเพื่อเพิ่มผลกำไรให้มากขึ้น  เป็นต้น

4.เมื่อมีระบบบัญชีรายรับรายจ่ายที่เข้มแข็งแล้ว หากเจ้าของธุรกิจอยากหาแหล่งเงินทุนก็สามารถทำได้ง่าย เพราะแหล่งเงินทุนเสมือนเป็นตัวช่วยเพิ่มโอกาสในการเติบโตได้มากขึ้น ซึ่งสถาบันการเงินจำเป็นต้องขอดูรายละเอียดทางด้านบัญชีเพื่อเป็นตัวพิจารณาความเหมาะสมในการปล่อยสินเชื่อต่างๆ ดังนั้นการมีบัญชีรายรับรายจ่ายที่ชัดเจนก็ย่อมเพิ่มความเป็นไปได้ในการจัดหาแหล่งเงินทุนที่เหมาะสมได้ง่าย

บทสรุป ตามกฎหมายภาษีที่สรรพากรกำหนดให้กิจการที่ไม่ได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล จำเป็นต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย เพื่อใช้ในการกรอกข้อมูลในแบบ ภ.ง.ด.90/91 เพื่อยื่นภาษีเงินได้ของบุคคลธรรมดาประจำปี และจำเป็นต้องแนบบัญชีรายรับรายจ่ายนี้ พร้อมกับเอกสารใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ในการยื่นรายการภาษีกับสำนักงานสรรพากร

ดังนั้นกิจการจะต้องให้ความสำคัญและใส่ใจในการทำบัญชีรายรับรายจ่าย เพราะนอกจากจะใช้ในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาแล้ว การทำบัญชีรายรับรายจ่ายยังจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเงินและผลการดำเนินงานของกิจการ ได้แก่ มีเงินคงเหลือหรือไม่ มีกำไรหรือขาดทุนอยู่ในระดับใด เป็นต้น

ซึ่งการจัดการด้านการเงินเป็นพื้นฐานที่สำคัญสำหรับการประเมินแนวโน้มของธุรกิจและกำหนดทิศทางในการพัฒนาธุรกิจ นอกจากนี้แล้วการจัดการด้านการเงินยังให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการวางแผนและกำหนดเป้าหมายของธุรกิจได้ดีอีกด้วย