ไขข้อข้องใจ ทำไมต้องทำ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ

ไขข้อข้องใจ ทำไมต้องทำ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ

การวางแผนการบริหารเกี่ยวกับ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ เป็นส่วนหนึ่งในยุทธศาสตร์การทำงานที่มีความสำคัญและช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ และถึงแม้ว่าจะไม่ต้องส่งรายงานสินค้าและวัตถุดิบ นี้ให้กับกรมสรรพากร แต่ในทางกฎหมายกำหนดไว้ว่าให้กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ทำธุรกิจขายสินค้า ต้องจัดทำ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ และด้วยความที่ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ค่อนข้างมีความละเอียด จึงทำให้กิจการมักประสบปัญหาในการจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบอยู่หลายด้านด้วยกัน

ทั้งนี้ถ้าเจ้าของกิจการตัดสินใจที่จะไม่ส่งรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ซึ่งจะส่งผลเสียให้กับธุรกิจได้ หากเจ้าหน้าที่สรรพากรเรียกตรวจสอบสต็อกของธุรกิจ และเพื่อป้องกันการเกิดปัญหาดังกล่าวแถมยังช่วยลดภาระให้กับเจ้าของกิจการ สามารถเลือกให้สำนักงานบัญชีที่มีคุณภาพทำงานทั้งหมดแทนท่านได้ 

ดังนั้นเจ้าของกิจการควรทำความเข้าใจและวิธีการจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบเบื้องต้นไว้ เพื่อให้กิจการไปในทิศทางที่ถูกต้องตามกฎหมายที่กำหนดไว้

มาทำความรู้จักกับ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ

รายงานสินค้าและวัตถุดิบ คือรูปแบบการรายงานพื้นฐานที่กฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มที่ประกอบกิจการขายสินค้า ที่บ่งบอกถึงสินค้าคงเหลือในกิจการ มูลค่าของสินค้าคงเหลือเท่าไหร่ มีหน้าที่จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด 

โดยผู้มีหน้าที่จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ได้แก่ กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ประกอบธุรกิจขายสินค้าเท่านั้น ส่วนกิจการที่ทำธุรกิจให้บริการไม่ต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ รวมถึงกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เป็นบุคคลธรรมดาก็ได้รับยกเว้นไม่ต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบเช่นกัน

แต่ต้องทำการตรวจนับสินค้าคงเหลือปีละ 2 ครั้ง คือวันที่ 30 มิถุนายน และวันที่ 31 ธันวาคม ของปี แล้วบันทึกรายการแบบรายละเอียดสินค้าคงเหลือ โดยให้ถือว่าแบบรายละเอียดสินค้าคงเหลือเป็นรายงานสินค้าและวัตถุดิบ โดยข้อมูลที่ได้จากการตรวจนับจะถูกบันทึกเป็นรายงานสินค้าและวัตถุดิบที่คงเหลืออยู่ในร้านค้าหรือองค์กร

ทั้งนี้กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในประเภทโรงเลื่อย ค้าไม้แปรรูป กิจการค้าของเก่า กิจการปิโตรเลียม และร้านค้าปลอดอากรไม่ต้องรายงานสินค้าและวัตถุดิบที่ใช้ในกิจการ แต่ต้องใช้บัญชีในการแสดงรายการสินค้าที่ครอบครองตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ที่สำคัญผู้ประกอบการต้องเก็บรายงานสินค้าและวัตถุดิบ และเอกสารประกอบการลงรายงานไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ได้ยื่นแบบรายการแสดงภาษีหรือวันที่ทำรายงาน

รายงานสินค้าและวัตถุดิบ มีขั้นตอนอะไรบ้าง

ขั้นตอนการทำรายงานสินค้าคงเหลือและวัตถุดิบ จะเริ่มจากการแยกชนิดและขนาดของสินค้า จากนั้นให้เริ่มทำตาม 4 ขั้นตอนนี้

1.ให้ทำการบันทึกรายงานสินค้าและวัตถุดิบ นับตั้งแต่วันที่รับมาหรือจ่ายไป ต้องทำทันทีที่เกิดรายการ และต้องไม่เกิน 3 วันทำการ 

2.เมื่อได้รับเอกสารสำคัญที่มาพร้อมกับสินค้า ให้แยกประเภทของสินค้าเพื่อบันทึกให้ตรงกับประเภทรายงาน รับ บันทึกทีละรายการ เริ่มจากบันทึกเลขที่ใบสำคัญ วันเดือนปี ปริมาณรับ ยอดคงเหลือ บันทึกให้ครบทุกประเภทสินค้า 

3.เมื่อจำหน่ายหรือส่งมอบสินค้า ให้บันทึกรายการสินค้านั้นๆ ทีละรายการลงไปในช่องจ่าย โดยบันทึกเลขที่ใบสำคัญ วันเดือนปี ปริมาณสินค้าที่จำหน่าย ให้ครบถ้วน

4.ยอดคงเหลือคำนวณจากปริมาณคงเหลือล่าสุด หักด้วยปริมาณสินค้าที่จำหน่ายออกไป บันทึกจนครบทุกรายการสินค้า

ข้อความสำคัญใน รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ที่จำเป็นต้องมี

กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ประกอบธุรกิจซื้อมาขายไปและเป็นผู้ผลิต มีหน้าที่ต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ซึ่งต้องมีรายการและข้อความอย่างน้อยตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด โดยอย่างน้อยต้องมีคำว่า 

1.ปริมาณสินค้า หรือวัตถุดิบที่รับมา จ่ายออกไป และคงเหลือ 

2.วัน เดือน ปี

3.เลขที่ใบสำคัญ 

4.ชนิด / ขนาด 

5.ปริมาณนับ

6.ชื่อสินค้า หรือวัตถุดิบ

7.สำนักงานใหญ่ หรือสาขา

8.ชื่อสถานประกอบการ

9.เลขประจำตัวผู้เสียภาษี

10.ชื่อผู้ประกอบการ

11.รายงานสินค้า และวัตถุดิบ

นอกจากนี้ในช่อง “วัน เดือน ปี” ให้ใส่วันที่เกิดการรับหรือจ่ายสินค้าหรือวัตถุดิบในรูปแบบวัน-เดือน-ปี เช่น 01-01-2565 ในช่อง “เลขที่ใบสำคัญ” ให้ใส่เลขที่ของใบสำคัญหรือจ่ายสินค้าหรือวัตถุดิบที่เกี่ยวข้อง เช่น INV2021001 หมายเหตุ: ใบสำคัญที่ถูกกล่าวถึงอาจเป็นใบกำกับภาษี หรือไม่เป็นใบกำกับภาษีก็ได้

ในกรณีที่รายการเป็นสรุปยอดรวมของการรับหรือจ่ายสินค้าหรือวัตถุดิบในแต่ละวัน ไม่จำเป็นต้องระบุเลขที่ใบสำคัญ แต่สามารถบันทึกว่า “ลงรายการเป็นยอดรวมของการรับหรือจ่ายสินค้าหรือวัตถุดิบ” ส่วนในช่อง “หมายเหตุ” ให้ระบุชื่อสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่เป็นผู้ซื้อวัตถุดิบ

เอกสารที่ต้องใช้ในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ 

สำหรับกิจการที่ตั้งใหม่และเปิดเป็นปีแรก หากมีการซื้อสินค้า รายการที่ซื้อจะถูกบันทึกเข้าสู่ระบบทันที แต่สำหรับกิจการที่ดำเนินการต่อเนื่องจากปีก่อน การบันทึกสินค้าหรือวัตถุดิบคงเหลือในรอบระยะเวลาบัญชีปีปัจจุบัน จะต้องอ้างอิงจากจำนวนสินค้าหรือวัตถุดิบคงเหลือในรอบระยะเวลาบัญชีของงบปีก่อนหน้า 

โดยจำนวนเหล่านี้จะถูกนำมาใช้เป็นตัวตั้งในการคำนวณสินค้าหรือวัตถุดิบที่ใช้ในรอบระยะเวลาบัญชีปีปัจจุบันในการลงบันทึกรายละเอียดในรายงานสินค้าและวัตถุดิบนั้น เราจำเป็นต้องใช้หลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อเป็นการสนับสนุนข้อมูลที่สมบูรณ์และถูกต้อง ดังต่อไปนี้ 

1. ใบสั่งซื้อ: เป็นเอกสารที่ใช้ในการสั่งซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ มีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือวัตถุดิบที่ต้องการรับเข้ามาใช้งาน เช่น ชื่อสินค้า จำนวนราคา ผู้จัดจำหน่าย เป็นต้น 

2. ใบส่งสินค้า: เป็นเอกสารที่ใช้ในการบันทึกการส่งสินค้าหรือวัตถุดิบจากผู้จัดจำหน่ายหรือผู้ผลิตไปยังองค์กร มีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือวัตถุดิบที่ถูกส่งมา เช่น ชื่อสินค้า จำนวนที่ส่งมา จำนวนที่รับเข้ามา เป็นต้น 

3. ใบรับสินค้า: เป็นเอกสารที่ใช้ในการบันทึกการรับสินค้าหรือวัตถุดิบจากโรงงานหรือสถานที่ผลิต มีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือวัตถุดิบที่ถูกรับเข้ามา เช่น ชื่อสินค้า จำนวนที่รับเข้ามา สถานที่ผลิต เป็นต้น 

4. ใบรับรองคุณภาพ: เป็นเอกสารที่ใช้ในการรับรองว่าสินค้าหรือวัตถุดิบที่เข้ามานั้นมีคุณภาพตามที่ต้องการ มีรายละเอียดเกี่ยวกับการตรวจสอบคุณภาพของสินค้าหรือวัตถุดิบ 

5. ใบรายละเอียดสินค้าหรือวัตถุดิบ: เป็นเอกสารที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือวัตถุดิบแต่ละรายการ อาจประกอบด้วยข้อมูล เช่น ชื่อสินค้า รหัสสินค้า คำอธิบายสินค้า จำนวนที่มีในสต็อก เป็นต้น 

หลักฐานเอกสารเหล่านี้เป็นสิ่งที่สำคัญในการลงบันทึกรายละเอียดในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ เพราะมีข้อมูลที่ถูกต้องและครอบคลุม ช่วยให้งานบันทึกข้อมูลเป็นไปได้อย่างถูกต้องและเป็นระเบียบ

บทสรุป การจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบในกิจการ แม้ว่าไม่จำเป็นต้องส่งให้สรรพากร แต่กิจการไม่มองข้ามหรือละเลยการจัดทำรายงานดังกล่าว เพราะรายงานสินค้าและวัตถุดิบมีประโยชน์ในการบริหารจัดการภายในกิจการและป้องกันการทุจริตของพนักงาน รายงานเหล่านี้ยังช่วยให้ทราบถึงการหมุนเวียนของสินค้าและวัตถุดิบ