บัญชีเงินเดือน คืออะไร ใครบ้างที่ต้องทำ

การจ่ายเงินเดือน ถือเป็นส่วนหนึ่งของงานทางด้านบัญชีที่สำคัญ ซึ่งเป็นรายการค่าใช้จ่ายของบริษัท และข้อมูลดังกล่าวต้องมีการคำนวณได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และครบถ้วน ซึ่งกระบวนการทำงานของ บัญชีเงินเดือน จะประกอบด้วย 3 เรื่องหลักคือ การขึ้นทะเบียนประกันสังคม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และการนำส่ง ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก

ดังนั้นเจ้าของกิจการจะต้องมาทำความเข้าใจในรายละเอียดเกี่ยวกับองค์ประกอบหลักของ บัญชีเงินเดือน ที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น สามารถอธิบายได้ดังนี้

การขึ้นทะเบียนประกันสังคมมีวิธีการทำยังไงบ้าง

ผู้ประกอบการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว การทำกิจการที่มีพนักงานจำนวนตั้งแต่ 1 คนขึ้นไปนั้น ตามกฎหมายระบุว่านายจ้างต้องเป็นผู้จัดการทำประกันสังคมให้กับลูกจ้างทุกคน เพื่อที่ลูกจ้างจะได้รับสิทธิพื้นฐานต่างๆ ที่ช่วยเป็นหลักประกันในการดำเนินชีวิต ซึ่งตรงส่วนนี้กิจการจะต้องมีการทำ บัญชีเงินเดือน ด้วย โดยปัจจุบันมีธุรกิจใหม่เกิดขึ้นมากมาย รวมถึงผู้ประกอบการหน้าใหม่ก็เพิ่มขึ้นตามกัน ผู้ประกอบการใหม่ส่วนใหญ่อาจยังไม่รู้ลำดับขั้นตอนการส่งประกันสังคม หรือการยื่นประกันสังคมให้แก่ลูกจ้าง 

ซึ่งการจัดทำเอกสารตามแบบฟอร์ม สปส.1-10 ส่วนที่ 1 และ สปส.1-10 ส่วนที่ 2 แล้วทำการนำส่งให้ประกันสังคมทราบภายใน 15 วันของค่าจ้างหรือเงินเดือนแต่ละครั้ง เพื่อเป็นการคุ้มครองเดือนแห่งการทำงาน และไม่ลืมกรอกบัญชีเงินเดือนให้ครบถ้วน

โดยค่าตอบแทนที่ถือเป็นค่าจ้างต้องยื่นประกันสังคม มีดังนี้ เงินเดือน ค่าครองชีพ ค่าเข้ากะ ค่าจ้างรายวัน เงินประจำตำแหน่ง ค่าแรง ค่าคอมมิชชั่น (ที่ถือเป็นค่าจ้าง)  

หลักการคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย 

ค่าใช้จ่ายเป็นองค์ประกอบหนึ่งในการคำนวณภาษี ถือเป็นสิทธิประโยชน์ทางภาษีอย่างหนึ่งที่กฎหมายกำหนดไว้ สำหรับหักเป็นต้นทุนในการทำงาน  เพื่อให้ได้เงินได้หรือรายได้สุทธินั้นมาคิดภาษีตามบัญชีอัตราภาษี และหากไม่มีค่าลดหย่อนอื่นๆ ก็เข้าสู่กระบวนการคำนวณตามสูตรคำนวณภาษี ซึ่งวิธีการคำนวณภาษีของบัญชีเงินเดือน คือ (รายได้ – ค่าใช้จ่าย – ค่าลดหย่อน) x อัตราภาษี หารด้วย 12  

เปรียบเทียบตามอัตราภาษีก้าวหน้า ดังนี้  

เงินได้สุทธิ 0 – 150,000 บาท (ได้รับการยกเว้นภาษี)

เงินได้สุทธิ 150,001 – 300,000 บาท (อัตราภาษี 5%)

เงินได้สุทธิ 300,001 – 500,000 บาท (อัตราภาษี 10%)

เงินได้สุทธิ 500,001 – 750,000 บาท (อัตราภาษี 15%)

เงินได้สุทธิ 750,001 – 1,000,000 (อัตราภาษี 20%)

เงินได้สุทธิ 1,000,001 – 2,000,000 บาท (อัตราภาษี 25%)

เงินได้สุทธิ 2,000,001 – 5,000,000 (อัตราภาษี 30%)

เงินได้สุทธิ 5,000,001 บาทขึ้นไป (อัตราภาษี 35%)

อย่างไรก็ตาม หากรายได้สุทธิไม่เกิน 150,000 บาท จะไม่หักภาษี ณ ที่จ่าย แต่เมื่อนำมาคำนวณแล้วต้องจ่ายภาษีเพิ่มเติม กิจการจะต้องนำยอดภาษีเงินได้ที่คำนวณได้ดังกล่าวมาหารด้วย 12 เพื่อให้ได้จำนวนเงินที่ต้องหัก ณ ที่จ่ายในแต่ละเดือน 

โดยจะแสดงรายการในสลิปเงินเดือนทุกเดือน พร้อมกับออกเป็นเอกสารใบ 50 ทวิ ชี้แจงรายละเอียดต่างๆ ให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานนำไปยื่นภาษีประจำปี แต่ถ้าหากมีค่าลดหย่อนมาช่วยอีกจนไม่ต้องเสียภาษีเพิ่ม ภาษีที่ถูกหัก ณ ที่จ่ายไปแล้ว พนักงานสามารถขอเงินคืนได้ 

(ข้อมูลจาก https://inflowaccount.co.th/payroll/)

รู้หรือไม่ ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก คืออะไร 

การหักภาษี ณ ที่จ่าย จากบัญชีเงินเดือน เป็นกระบวนการที่บริษัทต้องดำเนินการในการหักเงินภาษีจากเงินเดือนของพนักงานที่ได้รับเงินเดือนสูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนด และนำเงินภาษีจากเงินเดือนของพนักงานที่หัก ส่งให้กับกรมสรรพากรตามอัตราร้อยละที่กำหนด โดยบัญชีเงินเดือนในส่วนของเอกสารที่ต้องยื่นส่งกรมสรรพากร จะแบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ 

2.ภ.ง.ด.1ก เป็นเอกสารที่มีหน้าที่ชี้แจงกรมสรรพากรว่ากิจการมีพนักงานกี่คน และได้เงินเดือนคนละเท่าไร รวมถึงเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายไปเท่าไรเช่นกัน แต่ต่างกันตรงที่ ภ.ง.ด.1ก จะใช้สำหรับแจ้งพนักงานทุกคนแม้ว่ารายได้ไม่ถึงเกณฑ์ที่ต้องเสียภาษีก็ตาม และนำส่งกรมสรรพากรปีละ 1 ครั้ง ก่อนวันที่ 28 กุมภาพันธ์ของปีถัดไป

บทสรุป กิจการควรให้ความสำคัญกับการบันทึกบัญชีเงินเดือนตามที่กล่าวมาทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่ากิจการจะไม่ลืมทำบัญชีเงินเดือนให้ครบทุกรายการ ซึ่งจะช่วยลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ นอกจากนี้ถ้าหากกิจการรับรู้แล้วว่างานนี้เป็นงานที่ซับซ้อนและต้องใช้ความพิถีพิถันสูง โดยเฉพาะกิจการที่เปิดใหม่ จึงควรระวังและใส่ใจในเรื่องนี้มากที่สุด

ดังนั้นการแก้ปัญหาที่ดีที่สุดคือการใช้บริการสำนักงานบัญชีในการดำเนินการทำบัญชีและส่งรายงานกรมสรรพากร เพราะหากยื่นรายการช้าเกินกำหนดหรือไม่ยื่นรายงานจะถือว่ามีความผิดทางกฎหมาย

1.ภ.ง.ด.1 เป็นภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ที่นิติบุคคลหรือบริษัท มีหน้าที่หักตามมาตราที่ 40 เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง โดยจะใช้สำหรับพนักงานที่มีรายได้ถึงเกณฑ์ที่ต้องเสียภาษีแล้วเท่านั้น โดยภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่ายจะต้องนำส่งกรมสรรพากรไม่เกินวันที่ 7 ของเดือนถัดไป