หลักการทำ งบทดลอง ที่บริษัทควรรู้
การดำเนินธุรกิจทุกประเภท ย่อมมีเหตุการณ์ หรือรายการต่างๆ เกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก ขึ้นอยู่กับขนาดหรือความซับซ้อนของธุรกิจ แต่รายการที่นักบัญชีจะนำมาจดบันทึกได้นั้นจะต้องเป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางการเงิน และต้องจัดทำบัญชีตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
ดังนั้นการจัดทำบัญชีจะไม่สมบูรณ์ได้หากขาดการทำงบทดลอง ด้วยเหตุนี้กิจการส่วนใหญ่จึงต้องใช้บริการสำนักงานบัญชี เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งการจัดทำงบทดลองต้องมีความละเอียดเป็นอย่างมาก เพื่อให้สามารถตรวจสอบรายจ่ายหรือแผนการลงทุนอย่างมีระบบ ทำให้จำเป็นต้องศึกษาและวิธีการทำงบทดลองก่อนดังนี้
งบทดลอง คืออะไร ประกอบด้วยอะไรบ้าง
การจัดทำงบทดลอง ไม่ถือเป็นงบการเงินของกิจการ จัดทำขึ้นเพื่อใช้ภายในกิจการเท่านั้น งบทดลอง เป็นรายงานที่รวบรวมยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทต่างๆ การจัดทำจะทำเดือนละครั้งหรือไตรมาสละครั้ง
หรือ 6 เดือนครั้งก็ได้ ขึ้นอยู่กับกิจการว่ามีจำนวนบัญชีหรือรายการค้ามากน้อยแค่ไหน ถ้ากิจการได้บันทึกรายการต่างๆ อย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีคู่ จะมีผลทำให้งบทดลองมียอดรวมทางด้านเดบิตและเครดิตเท่ากัน แต่หากยอดรวมทั้งสองข้างไม่เท่ากันแสดงว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น พนักงานบัญชีจะต้องหาข้อผิดพลาดนั้นให้เจอ การจัดทำงบทดลองเป็นการป้องกันการผิดพลาดในการบันทึกบัญชีได้เป็นอย่างดี
ทั้งนี้รูปแบบการทำงบทดลองไม่มีรูปแบบตายตัว แต่โดยปกติแล้วจะประกอบด้วย 2 ส่วน คือ หัวงบ กับแบบฟอร์มที่บันทึกบัญชี ซึ่งพอจะสรุปแบบงบทดลองได้ดังนี้
1.หัวงบ จะประกอบด้วย ชื่อกิจการ งบทดลอง วันที่
2.แบบฟอร์ม ประกอบด้วย ช่องต่างๆ 4 ช่องด้วยกัน คือ ช่องเลขที่บัญชี ชื่อบัญชี ช่องจำนวนเงิน เดบิต เครดิต
นอกจากนี้ยังมีในส่วนของการบันทึกรายการในงบทดลอง มีส่วนประกอบ 6 ส่วนด้วยกัน คือ
1.ชื่อกิจการ ให้เขียนชื่อร้าน กิจการ ห้างหุ้นส่วน หรือบริษัทที่จัดทำ
2.งบทดลอง เขียนเพื่อไว้แสดงว่าสิ่งที่จัดทำคืออะไร
3.วันที่ เขียนวันที่ เดือน ปีที่จัดทำงบทดลอง
4.ช่องเลขที่บัญชี ใช้สำหรับเขียนเลขที่บัญชีโดยเรียงจากหมวดสินทรัพย์ถึงค่าใช้จ่าย
5.ช่องชื่อบัญชี เขียนเรียงตามหมวดสินทรัพย์ถึงหมวดค่าใช้จ่ายและตรงกับเลขที่บัญชี
6. ช่องจำนวนเงินเดบิตและเครดิต ใช้สำหรับใส่ยอดคงเหลือของบัญชีต่างๆ
หมวดหมู่บัญชีที่เกี่ยวข้องกับการทำงบทดลองประกอบด้วยอะไรบ้าง
จากที่ได้กล่าวไว้แล้วข้างต้นว่าการทำงบทดลอง จะต้องนำตัวเลขจากการบันทึกบัญชีแยกประเภทในแต่ละรายการมาคำนวณหายอดคงเหลือเพื่อนำมาจัดทำงบทดลอง ซึ่งหมวดหมู่บัญชีแยกประเภทที่ต้องนำมาใช้ในการจัดทำงบทดลองมีดังต่อไปนี้
1.สินทรัพย์ (Assets) เป็นทรัพยากรที่มีอยู่ในความควบคุม ของกิจการ ทรัพยากรดังกล่าวเป็นผลของเหตุการณ์ในอดีตซึ่ง กิจการคาดว่าจะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจจากทรัพยากรนั้น ในอนาคต
2.หนี้สิน (Liabilities) เป็นภาระผูกพันในปัจจุบันของกิจการ ที่เป็นผลของเหตุการณ์ในอดีต ซึ่งการชำระภาระผูกพันนั้นคาด ว่าจะส่งผลให้กิจการสูญเสียทรัพยากรที่มีประโยชน์เชิง เศรษฐกิจ
3.ทุน (Owners’ Equity) ส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของ กิจการหลังจากหักหนี้สินทั้งสิ้นออกแล้ว
4.รายได้ (Revenue) จะต้องมียอดคงเหลือด้านเครดิต
5.ค่าใช้จ่าย (Expenses) จะต้องมียอดคงเหลือด้านเดบิต
เปิดข้อมูลวิธีการทำงบทดลอง
1.เตรียมสมุดบัญชีแยกประเภทที่บันทึกรายการของงวดที่จะจัดทำงบทดลอง
2. รวมยอดจำนวนในสมุดบัญชีแยกประเภทด้านเดบิตและด้านเครดิต แล้วเขียนยอดรวมด้วยดินสอไว้ด้านนั้นๆ
3.หาผลต่างในสมุดบัญชีแยกประเภทด้านไหนมากให้วงกลมไว้ด้านนั้น (ทำด้วยดินสอ) ซึ่งการหายอดบัญชีแล้วเขียนด้วยดินสอ ภาษาอังกฤษเรียกว่า Pencil Footing
4.เขียนหัวงบทดลอง ประกอบด้วย ชื่อกิจการ ชื่องบทดลอง และวัน เดือน ปี ที่จัดทำงบทดลอง
5.ทำแบบฟอร์มงบทดลอง
6.ทำการบันทึกรายการในงบทดลองตามที่กล่าวไว้ข้างต้น
7.นำตัวเลขที่วงกลมไว้ไปใส่ในงบทดลองให้ตรงกับชื่อบัญชีนั้นๆ วงกลมด้านไหนนำไปใส่ ด้านนั้น
8.ทำการตรวจสอบตัวเลขว่าปรากฏอยู่ถูกต้องหรือไม่ โดยปกติทุกหมวดบัญชีจะมียอด จำนวนเงินอยู่ด้านที่เพิ่ม ดังนี้ หมวด จะมียอดคงเหลือด้าน สินทรัพย์ เดบิต หนี้สิน เครดิต ส่วนของเจ้าของ เครดิต ยกเว้น ถอนใช้ส่วนตัวจะมียอดด้านเดบิต รายได้ เครดิต ค่าใช้จ่าย เดบิต
9.รวมยอดตัวเลขในช่องจำนวนเงินโดยยอดรวมด้านเดบิตและเครดิตจะต้องเท่ากันเสมอ จึงจะถือว่า
งบทดลองลงตัว และการบันทึกบัญชีถูกต้องตามหลักการบัญชีคู่
งบทดลองไม่ลงตัวเกิดจากอะไรได้บ้าง
1.หายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทผิด
2.ใส่จำนวนเงินผิด
3.นำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทมาใส่ในงบทดลองไม่ครบถ้วน
4.ใส่จำนวนเงินผิดช่อง
5.รวมยอดผิด
6.ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภททั่วไปไม่ครบถ้วน
7.ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภทโดยใส่จำนวนเงินทางด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากัน
8.บันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป โดยใส่จำนวนเงินด้านเดบิตและด้านเครดิตไม่เท่ากัน
9.การที่งบทดลองลงตัวไม่ใช่หมายความว่า การบันทึกบัญชีถูกต้องเสมอไป เช่น การลืมบันทึกบัญชีด้านเดบิตและด้านเครดิตด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน ก็ทำให้งบทดลองลงตัวแต่ผิด
ประโยชน์ของการจัดทำงบทดลอง
1.ช่วยในการตรวจสอบหาข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้น
2.ช่วยในการพิสูจน์ความถูกต้องของการลงบัญชีแยกประเภททั่วไป ตามหลักบัญชีคู่ว่าได้บันทึกรายการด้านเดบิตและเครดิตด้วยจำนวนเงินที่เท่ากันหรือไม่
3.ใช้เป็นหลักในการทำรายการงบการเงิน (งบกำไรขาดทุนและงบดุล) ของกิจการในวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี
4.ทำให้ผู้เรียนได้รับความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับความหมาย การเขียนรูปแบบวิธีการหายอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททั่วไป ประโยชน์ วิธีหาข้อผิดพลาดและการแก้ไข และหลักการทำงบทดลองได้ทุกเรื่องเกี่ยวกับงบทดลองได้เข้าใจยิ่งขึ้น
บทสรุป เมื่อเราใช้งบทดลองอย่างถูกวิธีและมีความรอบคอบ จะเห็นว่าสามารถช่วยเพิ่มขีดความสามารถและคุณภาพในการทำงาน และสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทันท่วงทีหากพบความผิดพลาด ก่อนส่งงบการเงินให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้า