เจ้าของธุรกิจต้องรู้ ปิด งบการเงิน คืออะไร
บริษัทที่ดำเนินกิจการในนามนิติบุคคล จะต้องจัดทำบัญชีและปิด งบการเงิน ประจำปี เพื่อส่งข้อมูลแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติตรงตามกฎหมายกำหนด ซึ่งสามารถใช้บริการทำบัญชีจากสำนักงานบัญชีได้
นอกจากนี้การปิด งบการเงิน เป็นรายงานทางบัญชีที่แสดงสถานการณ์ดำเนินงานของกิจการ ซึ่งประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด และงบแสดงการเปลี่ยนแปลง ในส่วนของผู้ถือหุ้นหลังจากบริษัทจัดทำงบการเงิน ต้องปิดงบการเงิน กฎหมายกำหนดให้ส่งวันสิ้นสุดรอบบัญชีให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร แล้วการปิดงบการเงินอย่างถูกต้องมีอะไรบ้าง มาทำความรู้จักเรียนรู้กันไปพร้อมๆ กันดังนี้
การปิดงบการเงินคืออะไร ใครที่สามารถทำได้
การปิดงบการเงิน เป็นกระบวนการสิ้นสุดการดำเนินงานทางการเงินของบริษัทหรือองค์กร ในปัจจุบันนี้เทคนิคและเครื่องมือทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การปิดงบการเงินเป็นเรื่องที่สะดวกและรวดเร็วขึ้น
อย่างไรก็ตามอาจยังคงมีความซับซ้อนในการดำเนินงานได้ เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ได้มีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ การปิดงบการเงินจำเป็นต้องใช้บุคคลที่เชี่ยวชาญด้านความรู้ เพื่อใช้กระบวนการในการทำบัญชีและการเงิน ซึ่งคนที่มีความรู้และทักษะด้านการเงินมืออาชีพจะมีประโยชน์อย่างมากในกระบวนการนี้ รู้คำศัพท์ รู้วิธีการทำงาน รู้จักการอ่านงบการเงิน และวิเคราะห์ผลการเงิน เป็นเพียงต้นแบบของคนที่อยู่ในผลงานด้านนี้
ทั้งนี้ การปิดงบการเงิน สำหรับบริษัททั่วไปจะดำเนินการโดยนักบัญชีในตำแหน่ง สมุห์บัญชี ผู้จัดการแผนกบัญชี ผู้ทำบัญชี เป็นพนักงานประจำของบริษัท แต่ถ้าเป็นบริษัทเปิดใหม่ บริษัทขนาดเล็ก หรือยังไม่มีเงินทุนมากพอในการจ้างพนักงานบัญชี ก็ยังมีสำนักงานบัญชี หรือผู้ทำบัญชีฟรีแลนซ์ ให้บริการรับปิดงบการเงินรวมถึงบริการด้านบัญชีและภาษีอื่นๆ ด้วย
เปิดขั้นตอนการปิดงบการเงินแบบเข้าใจง่าย
วันสิ้นงวดของงบการเงิน หมายถึง การจัดทำงบการเงิน ข้อมูลทางบัญชีจากการแสดงรายได้และค่าใช้จ่ายของธุรกิจตลอดทั้งปีมักจะถูกบันทึกเป็นรายเดือน โดยมีข้อมูลทางบัญชีภาษีต่างๆ แยกรายละเอียดรายได้ และค่าใช้จ่ายอย่างชัดเจน รวมถึงการจัดเก็บเอกสารการซื้อ ใบเสร็จ และบิลต่างๆ การจัดหมวดหมู่อย่างเป็นระเบียบทำให้การชำระงบการเงินของแต่ละงวดบัญชีง่ายขึ้น ขั้นตอนการชำระงบการเงิน มีดังนี้
1.จัดเตรียมรายงานการเงินให้ครบถ้วนทุกเดือน หากขาดเอกสารของเดือนไหน ต้องไปขอรายการเดินบัญชีจากธนาคาร เพื่อให้สะดวกต่อการตรวจสอบ
2.กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องมีรายงานภาษีซื้อ-ขายให้ครบถ้วน โดยจะต้องนำเอกสารใบกำกับภาษีซื้อขายแนบพร้อมกับรายงานภาษีซื้อ-ขายเก็บไว้ที่กิจการให้ครบถ้วน
3.รวบรวมเอกสารทางการเงิน เช่น ใบเสร็จซื้อ-ขายต่างๆ แยกเป็นหมวดหมู่ จัดเรียงตามลำดับของเลขที่เอกสาร เพื่อให้ง่ายต่อการสรุปยอดบัญชี
4.เมื่อเตรียมเอกสารทั้งหมดครบถ้วนแล้ว สำหรับกิจการที่มีเจ้าหน้าที่บัญชีอยู่แล้วก็สามารถจัดทำงบการเงินได้เลย ส่วนกิจการที่ยังไม่มีพนักงานบัญชีประจำบริษัท ให้ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีที่มีความน่าเชื่อถือ เพื่อทำการปิดงบการเงิน
5.เมื่อปิดงบการเงินเสร็จแล้ว ให้รวบรวมและจัดเก็บเอกสารจากการปิดงบการเงิน ในแต่ละรอบบัญชีให้เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นสมุดรายวันแยกประเภท ทะเบียนทรัพย์สิน สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันรับ สมุดรายวันจ่าย เป็นข้อมูลจัดเก็บสำหรับกิจการต่อไป ไม่น้อยกว่า 5 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด
6.ส่งงบการเงินที่ท่านปิดงบการเงินเรียบร้อยแล้วให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากรภายใน 150 วัน นับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี
การยื่นรอบระยะเวลาบัญชีปิดงบการเงินมีช่วงไหนบ้าง
รอบระยะเวลาบัญชีเป็นช่วงที่ผู้มีหน้าที่เสียภาษีเงินได้นิติบุคคล เพื่อจัดทำงบการเงินและให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบบัญชีต้องปิดงบการเงิน และนำส่งงบการเงินต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในกำหนดเวลาทุกปี โดยทั่วไปกฎหมายกำหนดให้รอบระยะเวลาบัญชีมี 12 เดือน และต้องคำนวณเต็ม 12 เดือน เช่น วันที่ 1 มกราคม ถึง วันที่ 31 ธันวาคม และบัญชีจะถูกชำระตามวันที่ในปีปฏิทิน หรืออาจเป็นวันอื่นของปี เช่น วันที่ 15 มีนาคม 2562 ถึง วันที่ 14 มีนาคม 2563
สำหรับปีแรกหลังจากสิ้นสุดงบการเงินของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่จดทะเบียนใหม่ สามารถใช้รอบระยะเวลาบัญชีน้อยกว่า 12 เดือนได้ในรอบปีแรก และรอบระยะเวลาบัญชีต่อไปต้องเท่ากับ 12 เดือน ที่สำคัญคือห้ามปิดงบการเงินเกิน 12 เดือน ธุรกิจต้องปิดงบการเงินในวันเดียวกันเท่านั้น เนื่องจากรอบระยะเวลาบัญชีทั่วไปการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลต้องเท่ากับ 12 เดือน ตามกฎหมายภาษีอากร มาตรา 65 เริ่มและสิ้นสุดเมื่อใดก็ได้
อย่างไรก็ตาม หากกิจการสามารถยื่นงบการเงินให้ตรงกับรอบปีปฏิทินได้ หรือเดือนธันวาคม จะเป็นการดีที่สุด เพราะทำให้ง่ายต่อการบริหารจัดการ และตรงกับรอบปีของกรมสรรพากรด้วย
ประโยชน์ในการปิดงบการเงิน
- ช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถควบคุมรักษาสินทรัพย์ของกิจการได้
- ช่วยให้ทราบผลการดำเนินงานของกิจการในรอบระยะเวลาใดเวลาหนึ่งว่าผลการดำเนินงานที่ผ่านมากิจการมีกำไรหรือขาดทุนเป็นจำนวนเท่าใด
- ช่วยให้ทราบฐานะการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่งว่ากิจการในสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน ซึ่งเป็นส่วนของเจ้าของกิจการเป็นจำนวนเท่าใด
- การปิดงบการเงินเป็นการรวบรวมสถิติอย่างหนึ่งที่ช่วยในการบริหารงาน และให้ข้อมูลอันเป็นประโยชน์ในการวางแผนการดำเนินงาน และควบคุมกิจการให้ประสบผลสำเร็จตามความมุ่งหมาย
บทสรุป ผู้ทำบัญชีที่จะจัดทำการปิดงบการเงินจะต้องมีความเชี่ยวชาญ องค์ความรู้ และความสามารถทางด้านการวิเคราะห์ เพราะผู้ทำบัญชีเป็นจุดเริ่มต้นในการจัดการทำรายงานการปิดงบการเงินที่มีคุณภาพ เพื่อให้ได้ข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและครบถ้วน
นอกจากนี้ หากเจ้าของธุรกิจต้องการความถูกต้องและแม่นยำ เพื่อป้องกันความเสี่ยงทางการเงินที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจ ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีมืออาชีพ เพื่อให้คำแนะนำอย่างถูกต้องครบถ้วน และได้ผลลัพธ์ที่เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้